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国外会计师事务所互联网应用之探讨

人物:四川财会学习网 来源:www.acaciaedizioni.com 2018-04-25 10:31

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  资讯科技的快速发展,使得互联网如同以前电话的发明一般,彻底改变企业的营运方式。国外已经有许多会计师事务所利用互联网发展无纸办公室、视讯会议、虚拟办公室员工训练、知识库、营销利器、提供客户线上咨询、电脑审计、网络报税、电子商务认证等多项服务。在国外许多会计师已不需要劳累奔波至客户公司,而是利用Internet在事务所办公室核查客户的帐、提供客户咨询、审计、签证等服务;另一方面有分公司的事务所也能利用虚拟办公室(VirtualOffice)和合伙人沟通及开会。且因互联网引起的企业再造、并购或施行全面品质管理的同时,会计师事务所除了需要帮客户规划外,不可避免地也走上同样的路,由此可见,互联网对会计师事务所的业务、组织形态及工作环境等方面均带来非常大的冲击。

  本文就国外会计师事务所应用互联网现况作整理,作为台湾会计师事务所未来互联网应用的发展方向、以善用互联网所带来的优势,增进事务所内部的工作效益,进而拓展对外业务,及介绍会计师事务受互联网影响所形成的未来组织形态的改变。

  随着电子商务时代的来临,Internet被认为是21世纪赚取财富的重要管道,它不仅彻底改变企业的营运方式,也对人类社会带来重大影响。面对Internet所带来的巨大冲击,企业不得不正视如何运用Internet以提升组织竞争优势,例如服务业可利用Internet提供24小时全球性营销方式给消费者及潜在顾客。对会计师事务所而言,会计师扮演的角色一直是辅导企业、提供咨询等业务,在已迈入21世纪之时,会计师事务所除了应了解资讯科技的优势为何,会计师更有机会及责任建议客户及企业主管如何应用Internet开发竞争优势。

  然而,在稳健保守的会计师界中,资讯科技的应用是较为迟缓的,Stimpson指出会计业Internet的应用与其他产业相比较约落后5年。对许多会计师事务所而言。E-mail的使用已是里程碑,Internet的应用还须设置特别委员会独立处理。目前国外会计师事务所Internet的应用最基本、也最普遍的是:1.使用E-mail作为沟通的工具,其实E-mail的使用不应只是比电话好一些,因为会计师及他们的客户能透过互联网的附加档案,迅速、经济地交换资讯;2.会计师事务所常应用Internet在资料搜寻及文件读取方面;3.了解其他同业及竞争对手目前动向的资讯;4.当作营销利器。

  由于互联网对于会计师事务所非常重要,因内对于会计师事务所采用互联网的相关研究已经陆续提出。例如吴琮王番介绍会计师可利用Internet认识客户产业,包括由网络上取得整体经济资料、产业资料、法律资讯、相关新闻及财务资料,介绍美国会计师事务所因网络科技资讯业务的改变,和ArthurAnderson应用Internet使员工能上网相互讨论工作上面临的问题。陈睿智则指出资讯科技的蓬勃发展对于会计师事务的影响,根据美国AICPA对于其会员的调查结果,发现其中互联网为十大资讯科技中对于会计业务总体影响最大者。

  根据国外相关文献发现,21世纪是电脑科技急速发展的时代,如果实务界想避免使用Internet,这企业终将被淘汰。1999年美国审计准则委员会及AICPA的ComputersAuditingSubcommittee均指出网络应用能力对执业会计师提供专业服务而言,是关键性成功的条件。Machlis更指出21世纪的会计师提供客户网络上交易完整性、安全性及策略咨询等更多样化的服务。

  Middlemiss指出互联网是企业再造、企业购并、或企业全面品质管理施行的开端,会计师不但要帮顾客提供以上的服务,不能避免的会计师事务所,自己本身也要面临企业再造、企业并购、或实施企业全面品质管理。所以探讨Internet对会计师界及相关产业的影响是未来生存的重要议题。而在国外文献,最近两年则如火如荼地提出相关报导与研究,有关会计师事务所运用互联网的研究,汇总如表一。

  许多的企业因为缺乏危机意识及人们常有的保守观念,使得组织在今日科技领先的环境中出局。今日科技已成为企业沟通、增加效率及降低成本,进而提高获利能力的利器。以下是会计师事务所可经由互联网而增加工作效益的应用:

  平均一位会计师一年约使用3万张纸,其中影印机、印表机、传真机的使用也花费大量的成本及时间。在会计师事务所,帮客户报税、执行签证等业务均使用大量的纸,美国会计师已应用E-mail传输资料给客户及IRS,不但节省了传递大量的文件纸张、办公文件列印与传输资料的花费,更节省了文件的管理成本。专家也指出Internet,将使会计师事务所在21世纪成为完全不使用纸的办公室(paperlessoffice)。

  储存及读取文件对许多公司而言,都需花费许多时间及人力整理及保存资料,且员工最常遇到的问题还是找不到想要的资料。但经由Internet的E-mail可将资料(如:通讯录、会议资料、公司规定或使用手册等)有效传输为附加档案、储存及整理归档,并置于公司网络中,使网络成为企业的资料库。尤其,Internet的传输比传真更节省成本、比邮寄更让人信赖,可有效缩短与客户间的距离。此外,利用Internet来与客户沟通及传输资料是目前Internet最广泛的应用。经由Internet可提供客户咨询及支持、传送客户或潜在客户需要的资讯、寄送客户帐单、客户费用服务查询。

  因互联网的快速发展及远距教学的日渐普及,会计教育迅速变迁,而且由会计师事务所到软件开发业、旅馆旅游相关产业,员工都能在自己的座位上依自己方便的时间上线学习(online-learning)。目前五大会计师事务所已应用远距教学在非会计科系的新聘员工训练、与专业化的继续终生学习给员工。如KPMG以前有90%的教育训练是在教室,但自从应用互联网作远距教学后不但节省了巨额的差旅费,且省下了以前只为了面对面授课而损失的旅途时间。

  全球互联网的影响力是很大的,没有使用Internet营销的企业终将无法成功。有许多的会计师事务所利用网络(Web)建立自己的网站(Homepage),传达企业形象、达成营销目的。Internet有效营销的步骤有四:(1)发展自己的网站;(2)吸引目标客户上门;(3)吸引客户注意及让客户与企业联络;(4)保持联络。多数的会计师事务所的网站上包括,事务所成员及历史的介绍、业务服务介绍、及与事务所联络的E-mail位址、相关网站的连结、员工招募广告等。特别的是会计师事务所希望透过网络上的征才,吸引高科技人才成为事务所的一员。

  Internet是使虚拟办公室更普遍及多国企业有效沟通的科技。在美国会计师事务所可向当地的连锁摄影器材及冲印专门店(Kinko)租赁视讯会议所需的设备,无须投资金钱在视导会议设备上。视讯会议因能使许多人当面沟通及充分口语表达,这是比E-mail的沟通更容易的,尤其是对许多人而言,口语通常比文字更能表达。

  会计师的业务上需要用到许多税法及相关法令,而网络可提供税务、政府法规资料库,藉由搜寻工具,便可轻易找到需要的资料。在ArthurAnderson会计师事务所(简称AA)因员工多为大学以上学历,由于咨询服务须仰赖许多专业知识案例资料库,使全球员工实际经验的累积可经由网络分享称知识网络,其知识包括产业、客户、市场、财务、会计、管理技术等。AA的客户也因此对AA更有信心,现在员工运用知识网络已成为工作习惯,每人均期待别人提出问题及答复。吴琮王番指出会计师可利用Internet取得客户总体经济资料、产业资料、法律资料相关新闻及财务资料。

  虚拟办公室是Internet、企业内部网络(Intranet)、E-mail、voicemail及远端传输的结合应用之一。因虚拟办公室的兴起,美国已有超过1000万人在家上班,雇主及雇员均因此受益。雇主不但节省办公室的租金使用等费用、员工工作效率提高、员工缺席率大大降低、且能留得住优秀人才,因许多员工将能在家工作且当是一种工作激励。对员工而言,生活品质提高、减少通勤时间、能在自己熟悉、安静不受打扰的环境工作。严格上说来,虚拟办公室让员工在任何地方均可工作,无论是在家、在路上、在客户的公司;而电传上班(Telecommuter)是一星期中在家工作几天,其他的时间在办公室工作几天。目前美国会计师已有电传上班的方式,因为如此可吸收企业家型(entrepreneurial)、自我激励型(selfmotivated),及有创造力的员工,如此会计师事务所也减少了办公设备及纸张的使用。

  国外会计师事务所已迅速抢攻电子商务中利润丰厚的咨询市场。然而有些会计师事务所很慢才了解电子商务所提供的商机是多么重要的。甚至有些会计师认为,会计师是仰赖于与客户面对面的互动及人际关系的建立,而他们的服务是专为特定客户需求所为,不可能电子化。

  事实上,由于Internet改变了企业经营形态,会计师事务所的高级主管也将更企业化、更注重客户的需求,科技服务也将会成为21世纪会计师事务所服务客户的重点。因为客户面临的商业环境是极竞争的,他们会更加需要会计师提供比以前更多且不同于传统的服务。

  在国外已不是会计师用不用Internet的问题,而是使用程度为何。如果客户用E-mail与会计师联络,很自然的会计师也是要能即刻使用E-mail回复客户。在国外会计师界已利用Internet提供线世纪会计师事务所将朝着提供客户咨询服务业务上发展,目前五大及一百大会计师事务所也趋向于提供客户更多咨询服务,而成为企业策略咨询者(strategicbusinessadvisor)的角色。

  虽然电子商务已渐渐普及,但是消费者和业者还是对网络销售或消费程序的安全性存疑,而超然独立及专业经验受肯定的会计师业便成为提供电子商务认证服务的最佳人选,来排除网络交易成长的障碍。1994年AICPA成立了认证服务特别委员会(SpecialCommitteeonAssuranceService,简称SCAS),将认证服务定义为改善资讯内容独立性专业服务,满足其降低资讯风险的需求。WebTrust包含一个独特的标签(logo),凡是想要在网站上进行电子商务交易的消费者,均可按下此标签连结到设立的网站,查阅会计师报告(IndependentAccountant’sReport),以获知该企业是否通过会计师查核、且符合AICPA对经营电子商务之认证规范,确保交易中可能发生的风险以降低至合理水准。就会计师而言,须定期(通常为3个月)了解企业经营电子商务的环境是否改变,对企业持续查核。认证性标签(Assurancelogo)提供了非常有经济效益的方法来过滤厂商,就如同ISO9000认证一般,终将被企业肯定与重视。在美国会计师已提供帮助客户准备通过WebTrust的测试。电子商务带来会计师建构经验、声望及训练的机会,但是会计师还是需要对网络有所了解,才能执行网络认证服务。

  会计师最应注重有效率报税方法,在Internet上有许多可以报税的网站,例如美国的IRS(InternalRevenueService)持续使用新科技来报税及退税的同时,会计师应随时注意相关讯息。

  在美国已有会计师事务所帮客户发展网站及训练客户在科技的相关安全性议题,如:防火墙、密码使用设定原则、及离开网站的档案备份。

  传统上,审计人员的工作程序是计划、期中稽核、期末财务报表稽核。但现今电子商务认证服务与全球性科技导向下产生的财务报表使得审计人员须重新修改传统的查核工作程序,而渐渐趋向于同步稽核。

  会计师未来将会更企业化,其服务将更趋于客户导向,资讯科技的服务将成为21世纪的主流。科技的影响中互联网的影响是最主要的,互联将定义明日的会计师事务所形态会如何改变。

  因为互联网上商业活动的频繁,身为企业的管理咨询公司,会计师事务所不但面临了提供客户咨询的业务,事务所也兴起全球化、商业流程再造、企业并购等。最近银行、汽车制造商、能源及电传的大型企业已经有越大越好(bigger-is-even-better)的趋势。很自然的,并购的风潮也将席卷会计师事务所,现在六大(BigSix)已成为五大(BigFive),学者预估四大(BigFour)甚至三大会计师事务所的局面即将来临。互联网的应用使得企业很容易的在全球设立分支机构,会计师事务所也将加速互联网的使用在分所间的联系,及使用电传视讯会议开会。

  并购后的大型会计师事务所同业竞争的情况将减少,客户将失去价格竞争的优势。然而对个人的会计师事务所而言,预计在2010年其生存空间将趋于狭窄,他们将提供客户更多样化、资讯化、个人理财咨询的服务以求生存。

  为了跟进并服务电子商务的企业,会计师事务所除了并购外,也将与不相同的行业如:科技公司、法律事务所及经纪商同盟或合并。这合并的形式有可能是正式或非正式的。即是,成员可能不须面对面沟通,但却如工作团队或智囊团一般。会计师事务所将与不同的行业结合,寻找最有利的利基(niches)。未来的会计师事务所将会像现在的大型科技公司,有专人负责营销,专人负责科技及咨询等工作。

  诚然,台湾会计师事务所除了大型事务所对于Internet的应用已非常进步外,其余大部分的事务所在应用Internet上仍处于起步阶段,多只用于资料搜寻及联络方面,至于其他特殊性技术则甚少使用。在科技创新的时代中,互联网对事务所而言,将提供台湾各种规模的会计师事务所开发新业务与提升竞争优势的参考,以创造供需双方的加值服务。对政府单位而言,政府有关单位亦应加紧制定互联网审计和电子商务法律的政策及方针;对资讯科技相关产业而言,可发展并提供相关服务给会计师事务所,将创造另一个收入来源。

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